Как сотрудник должен отчитаться по заграничной командировке

Заграничная командировка требует не только тщательной подготовки, но и правильного оформления отчетных документов по ее завершении. Отчетность должна быть полной, точной и соответствовать требованиям компании и законодательства.

1. Подготовка необходимых документов

По возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить:

• Авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
• Командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии;
• Отчет о выполненной работе в командировке;
• Дополнительные документы (если требуется).

2. Оформление авансового отчета

Авансовый отчет заполняется по форме, принятой в организации. К нему прикладываются:

1. Чеки, квитанции и билеты, подтверждающие расходы;
2. Выписки по банковским картам (если оплата производилась безналичным способом);
3. Документы на проживание (гостиничные счета, договоры аренды);
4. Транспортные билеты (авиа, ж/д, автобусные).

Важно:

Все документы должны быть переведены на русский язык (если изначально оформлены на иностранном языке) и заверены в установленном порядке.

3. Отчет о выполненной работе

Сотрудник должен предоставить письменный отчет, который включает:

• Цели и задачи командировки;
• Перечень выполненных работ;
• Результаты и достижения;
• Выводы и рекомендации.

4. Сроки сдачи отчетности

Обычно отчетные документы необходимо сдать в течение 3-5 рабочих дней после возвращения из командировки. Точные сроки устанавливаются внутренними регламентами компании.

5. Пример таблицы расходов

Заключение

Правильное оформление отчета по заграничной командировке помогает компании контролировать расходы и оценивать эффективность поездки. Сотруднику следует внимательно относиться к сбору и оформлению документов, чтобы избежать задержек в компенсации затрат.